Devenir étudiant d’échange signifie que l’on va momentanément quitter le système éducatif français pour intégrer un système éducatif étranger. Afin de garantir une passerelle efficace entre les deux systèmes, il convient de réaliser diverses démarches administratives tout au long de la mobilité.
Retro-planning des démarches
- Formalités de pré-inscription et d’hébergement dans l’université d’accueil
- pour ISEP : attendre la notification de placement dans l’université d’accueil
- pour BCi : Attendre la réception de la notification d’acceptation ou de refus de l’université québécoise.
- Posséder ou faire établir un passeport ou une carte d’identité.
- Prendre contact avec l’enseignant responsable des échanges dans votre composante pour l’élaboration du contrat d’études précisant les enseignements choisis dans l’université d’accueil (document disponible sur notre site internet rubrique mon programme d’études).
- Pour l’Europe uniquement :
- Faire la demande de la carte européenne d’assurance maladie auprès de votre organisme d’assurance santé.
- Prendre contact avec son assurance santé pour souscrire à une assurance santé adaptée à votre mobilité (SAUF pour ISEP et BCI : voir détails dans rubrique mes assurances).
- Pour Québec uniquement :
- Se procurer sur Internet (voir rubrique mes assurances) le formulaire SE 401-Q-106 le remplir et le déposer au PPMI pour signature par le Président de l’université.
- Pour certaines destinations :
- Vaccins obligatoires > Consultez le site : https://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/infos-pratiques/risques/risques-sanitaires/article/sante-vaccinations
- Pour information – Votre UFR transmet les contrats d’études signés par les responsables Erasmus et du diplôme au PPMI pour signature du coordinateur institutionnel UNICAEN
- Envoi, par vos soins, du contrat d’études à l’université partenaire pour signature.
- Les étudiants venant de classes prépa doivent obligatoirement faire une demande de validation d’études sur eCandidat
- Pour les échanges avec prestations uniquement :
- mise en place du paiement de la somme due correspondant au programme de mobilité.
Envoi par le PPMI des documents suivants :
- Attestation de présence
- Uniquement programme Erasmus+ :
- Contrat de mobilité (document officiel justifiant votre statut d’étudiant Erasmus +) et la charte Erasmus+
- Test linguistique OLS à passer en ligne sur la plateforme de la Commission Européenne avant le départ
- Uniquement pour les pays hors-Europe :
- Courrier d’acceptation de l’université d’accueil. Ce document est indispensable pour faire ses démarches de visa.
- Faire demande de visa
ou, pour le Québec : la demande de Certificat d’acceptation du Québec (CAQ) + le permis d’études (Ambassade du Canada)
- Compléter une demande Passmonde auprès de la Région Normandie – https://passmonde.normandie.fr/
- Les étudiants venant de classes prépa doivent fournir au PPMI l’avis favorable à la validation d’études
- Inscription administrative à l’université de Caen Normandie avant votre départ. Ne pas omettre votre couverture sociale (sécurité sociale + mutuelle)
- Inscription pédagogique auprès de votre UFR de rattachement, préciser si nécessaire votre qualité de « boursier sur critères sociaux » (contrôle d’assiduité)
- Fournir un certificat de scolarité 2020/2021 au PPMI
- Compléter/ signer et téléverser sur votre espace MoveOn le document intitulé : Recommandation pour l’achat des titres de transport dans le cadre d’une mobilité internationale d’études ou de stage.
À téléverser sur votre espace MoveOn :
- Un justificatif d’assurance responsabilité civile valide à l’étranger pendant votre séjour d’études
- Un justificatif garantissant de votre rapatriement en France en cas de problème
- Uniquement pour les départs en Europe :
- une copie de votre carte européenne de santé
- Uniquement pour les étudiants boursiers :
- une notification de bourse sur critères sociaux 2020-2021
- L’attestation de présence complétée et signée par l’université d’accueil
Contrat d’études :
- Envoi au PPMI, par e-mail, du contrat d’études signé par toutes les parties.
- En cas de modification de votre contrat d’études, l’adresser dans les meilleurs délais, pour accord à votre coordinateur via la scolarité de votre UFR de rattachement.
Uniquement pour le programme Erasmus+ :
- En cours de mobilité, vous recevrez un rapport de la Commission Européenne à compléter en ligne (document obligatoire conditionnant le paiement du solde de l’aide financière).
- En fin de mobilité, vous recevrez un second test OLS en ligne.
Documents à retourner au PPMI :
- Photocopie de votre relevé de notes et de votre contrat d’études définitif.