Le président de l’université a désigné Mme Amélie Guesnon, responsable du Pôle archives à la Direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) « personne responsable de l’accès aux documents administratifs » pour l’université de Caen Normandie, conformément à l’obligation prévue par l’article R.330-1 du Code des relations entre le public et l’administration.
À ce titre, elle sera en charge de :
- réceptionner les demandes d’accès aux documents administratifs et de licence de réutilisation des informations publiques ainsi que les éventuelles réclamations et de veiller à leur instruction ;
- assurer la liaison entre l’université de Caen Normandie et la Commission d’accès aux documents administratifs (CADA).
Qu’est-ce qu’un document administratif ?
Sont des documents administratifs l’ensemble des documents produits ou reçus par l’université dans le cadre de sa mission de service public, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support (papier ou numérique).
Il peut s’agir par exemple de dossiers de marchés, rapports, comptes-rendus, procès-verbaux, statistiques, relevés de notes, décisions, etc.
En quoi consiste une demande d’accès à un document administratif ?
Toute personne, interne (personnel ou étudiant) ou externe à l’université peut effectuer une demande de droit d’accès à un document administratif.
Celle-ci doit porter sur un document existant : l’administration n’est pas tenue de créer ou d’élaborer de nouveaux documents pour répondre aux demandes. Également, une demande d’accès ne peut porter sur des documents :
- inachevés, c’est-à-dire en cours d’élaboration,
- préparatoires à une décision tant que celle-ci n’est pas prise,
- diffusés publiquement.
Tout document administratif est en principe communicable à toute personne qui en fait la demande, à l’exception des documents couverts par le secret (cf. CRPA, art. L.311-5 et L311-6).
Comment répondre à une demande d’accès à un document administratif ?
Le demandeur formule sa demande de préférence par écrit par courrier postal ou par mail à l’adresse prada@unicaen.fr.
La PRADA vérifie que le document demandé est communicable au demandeur, puis contacte le service ou la composante en charge de la conservation du document.
Le service ou la composante concerné(e) assure le suivi de la demande jusqu’à la communication du document, en mettant l’adresse prada@unicaen.fr en copie des échanges.
Les modalités d’accès aux documents administratifs peuvent être définies par le demandeur (sur place, par mail, etc.). Par défaut, sera privilégié l’envoi des documents par courrier électronique, via l’interface de dépôt et de partage de fichiers Filesender.
